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[第4期] 將檔案列印成PDF格式,方便資料帶著走

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secretariat - 學習練功坊 | 2010-10-14 21:20:47

 圖書館讀者服務組呂淑惠

        圖書館自本期校訊開始會在《學習練功坊》分享學習或工作上需要用到的小撇步,希望能便利各位讀者應用。若各位讀者有個人學習上的心得,亦請email圖書館,我們邀請您共同參與分享的行列。

 

 學習練功坊首先推出的是將檔案列印成PDF格式的方法。

 

 PDFPortable Document Format的簡稱,意思「可攜式文件格式」)是由Adobe Systems1993年用於文件交換所發展出的文件格式。它的優點在於跨平台、能保留文件原有格式,方便將檔案傳送至不同電腦平台使用,只要您的電腦有安裝免費使用的Adobe Reader都可以閱讀。簡言之,您可以將您編排美美的資料以PDF格式傳送給您的眾多親朋好友,不必擔心對方電腦沒有您使用的字型,或是沒有能開啟的軟體。或者,您在網路上找到了需要的文章,偏偏當下沒有印表機列印資料,亦可以利用PDF格式的檔案,方便日後有印表機時輸出使用。當然,如果您擔心對方未經您同意就擅自更動您的檔案內容,提供PDF格式檔案也是種解決方式。

 如何將各種不同格式的檔案轉換在PDF格式呢?當然,您可以購買Adobe Acrobat軟體,除了能製作PDF檔案外,還能編輯修改,十分方便。只是,這套軟體需要付費使用,對於一般只想要製作PDF格式檔案的人言,網路上提供多種免費軟體下載使用,已十分足夠了。以下介紹三種轉換PDF格式檔案的方式。

 

一、Microsoft Office 2007

如果您是Microsoft Office 2007的使用者,只要安裝微軟提供的增益集,就可以將所編輯的檔案另存成PDF格式。使用步驟:

1.  請先下載微軟提供的增益集:http://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?FamilyId=4D951911-3E7E-4AE6-B059-A2E79ED87041&displaylang=en

2.  將編輯好的檔案,選擇另存新檔→PDFXPS(見圖一),指定欲存檔的路徑及檔名即可。

 

圖一

 

 

二、CutePDF Writer

CutePDF Writer是以虛擬印表機的方式將檔案列印成PDF格式,是套免費使用且製作出來的PDF檔案不會有浮水印或廣告文字的軟體,也因為它是模擬印表機,所以任何可以列印的檔案都能轉換成PDF格式,非常建議各位使用。當然,網路上提供類似功能的免費軟體亦不少,包括PDFCreaterPrimoPDF等,各位都能自行下載,擇一使用。以下以CutePDF Writer為例,說明安裝軟體及製作PDF檔案。 

()下載及安裝軟體

1.  請連線http://www.cutepdf.com/Products/CutePDF/writer.asp

2.  請分別點選Free DownloadFree Converter下載軟體(見圖二紅框處)。

 

 

 

圖二

 

 

 

圖三

 

 

 

 

 

圖四

 

 

()列印PDF格式檔案

1.  開啟您需要轉換成PDF格式的檔案,選擇列印功能,出現圖五畫面,選擇CutePDF Writer印表機,按列印即可。 

圖五

 

 

2.  點選列印後,出現圖六畫面,請依序指定您要儲存檔案的檔名及路徑後再按「儲存」,即完成。 

 

圖六

 

 

 三、線上免安裝轉換PDF格式

若您不是使用個人的電腦無法自行安裝軟體時,您亦可利用線上轉檔服務,將word檔轉換成PDF格式。目前常使用且支援中文檔案轉換的網站是PDF Online,您可以利用此網站將檔案轉換成PDF格式,並email回您個人信箱。使用方式說明如下:

1.  連線PDF Online網站,網址:http://www.pdfonline.com/convert-pdf。這個網站提供Doc2PDF OnlinePDF2Word OnlinePDF2HTML Online等線上服務,選擇「Doc2PDF Online」進行word檔轉換成PDF格式。

2.  請依三個步驟選定您要轉檔的檔案、新檔案的命名及您的EMAIL信箱,設定完成後,點選畫面最下方《Convert to PDF》即可,待系統完成轉檔後,您就可以登入個人信箱,收取轉換好的PDF檔案。三步驟設定如圖七所示。

圖七

 

 

 

 

 

 

 

 

3.  請先執行安裝converter。直接點選下載完成的converter.exe即可進行安裝。

4.  點選CuteWriter.exe進行安裝,安裝過程中,只需一直點選Next即可,唯出現下面圖三畫面時,可以不要勾選下方3個選項,以避免修改到您瀏覽器的首頁及安裝工具列。安裝完成後即可看到您多出一台「CutePDF Writer」印表機(見圖四)。 

      3.  若仍有不清楚處,請參見微軟官方網站說明:http://office.microsoft.com/zh-tw/help/HA010064992.aspx?CTT=3

 

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