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[第5期] 簡報檔案也樂活–製作高效益的簡報講義

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secretariat - 學習練功坊 | 2010-11-11 14:00:02

  圖書館讀者服務組呂淑惠

上期校訊的學習練功坊介紹了將檔案列印成PDF格式的方法,這期仍要繼續跟各位分享列印的小撇步。

 簡報幾乎是每個人工作或報告都會用到的方式,身為一個報告人,適時製作講義給聽講者是有必要的,例如,期末報告時,除了要提供老師一份書面資料外,印制書面資料給同學,是有助於同學吸收瞭解報告內容,也能方便同學做筆記。

提供給老師的書面資料,可以體貼老師需要批改報告的辛苦及用眼過度,建議列印資料可以是1A41張投影片,或是1A42張投影片,如此既不傷眼,亦可方便老師批改。提供給同學的講義資料,考慮到需影印份數較多,在兼顧荷包與閱讀便利的情形,可以考慮1A44張投影片的選擇。另外,版面設計漂亮的投影片,在印製成黑白的講義時,往往已無法顯示當初設計的美好,為了環保,建議把背景圖案取消後再列印,也是愛地球的表現喔!以下就跟各位分享這些作法。

 

一、取消投影片背景圖案

  如果我們在列印時沒有特別注意,通常列印出來的資料會如圖一所示,每張投影片的框線都會列印出來,其實這些框線或圖案並無助於讀者瞭解簡報內容,只是增加列印的成本(浪費碳粉),這時您可以做些小設定避免這類情形的發生,列印成圖二,畫面精簡又能舉手之勞做環保。

 

 

圖一

圖二 

 

方法一:請選擇POWERPOINT的列印功能,出現圖三設定畫面。請在《彩色∕灰階》設定功能(圖三紅框處)選擇 「純粹黑白」,再按《確定》列印。

 

 

圖三 

 

 

方法二:請在投影片上,點選滑鼠右鍵,在出現的選單上選擇《背景格式》(見圖四紅框處),出現圖五畫面。在圖五畫面上,勾選《隱藏背景圖形》後,點選下方《全部套用》後,再點選《關閉》。請記得要點選《全部套用》,如此每張投影片的背景圖案才會全都不見。設定完成後,不論是列印灰階或純粹黑白就都不會出現無用處的框線或背景圖案。 

圖四

圖五 

二、1頁列印多張投影片

POWERPOINT本身有提供1頁列印多張投影片的功能,但列印出來的資料總是會留很多空白,投影片較小張,不易看清楚。圖六是利用POWERPOINT列印講義的功能,選擇1頁列印4張投影片,整張A4紙四週均有留白,投影片能呈現的空間變小了。以下介紹利用印表機的功能,將投影片滿滿列印在A4紙上,不浪費空間的作法。

 

圖六

 (一)選擇POWERPOINT列印功能,出現列印視窗(圖七A),請設定《列印項目》為投影片,點選視窗右上方之《內容》,出現印表機內容視窗(圖七B)。

 

 

圖七 

 

 

(二)在印表機內容視窗,請利用功能標籤設定每張列印頁數及紙張縱向或橫向。以小編個人印表機為例,可以在《完稿》功能標籤設定每張頁數為「4」,勾選列印頁面框線(有勾選就能明顯看出有4張投影片,請視個人需求勾選),並指定頁面順序。另外,在《基本》功能標籤則能設定紙張為橫向(列印4張時請選擇橫向),全部設定完成後,點選《確定》進行列印。請注意!每台印表機的內容不盡相同,亦會提供不同的功能標籤,但均有提供每張頁數及紙張方向的設定,請逐一點選功能標籤設定。

 

 

 

 

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